家具行业ERP系统

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家具行业ERP系统

 一、家具行业特点
1、家具产品结构复杂、种类繁多,产品更新换代的周期也较短,这就给数据资料收集工作带来了较大难度。
2、家具行业所用的材料特性差异较大,规则材料、不规则材料都被大量使用,特别是实木材料,本身是家具生产所必需的材料,但是受树木生长的制约,无法统一材料规格。这些因素给材料编号、单位换算、用量分析、材料采购及库存管制都带来许多困扰。
3、订单中往往还会遇到产品编号与实物匹配的问题,同一款产品可能会随时更换材料、配件和产品组合方式。如:某一款式的沙发订单,一部份要求用红色皮、一部份用灰色皮,但是根据厂家和客户的习惯,对于形状、规格相同的产品通常使用相同的产品编号。这样一来,如何建立BOM资料、如何控制采购数量、如何确定领料的材料和数量 等问题就成为关键所在。
4、家具行业生产各阶段之间的管控重点也不相同。如:备料阶段为了提高材料的利用率,需要尽量加大生产批量;涂装阶段要考虑产品涂装效果和颜色统一,就需要把相同系列的产品安排集中生产 这些管理特点是通用ERP软件无法顾及的,这也就是为何一般ERP软件对家具行业的生产管理模块无法很好实现的主要原因。
5、家具行业生产中的可变因素大、随机性较强,无法按部就班地运作。某个产品今天在这条生产线生产,明天可能就会调到另外一条生产线生产,也可能托工给其它厂商生产。这就增加了安排生产计划时的难度。

二、家具行业管理的难点
1、产品款式变化快、物料种类繁多;
2、车间工艺手工程度高、作业流程规范度低;
3、产品生产为定单型与库存型生产模式相结合;
4、生产进度难以跟踪,生产过程中的损耗及怠工难以控制;
5、销售预测采用手工管理,历史销售数据需要大量的采集工作,且数据难以准确;
6、仓库管理混乱,仓库及销售人员难以查询包装数、可配套成品数。
家私行业也越来越多的面临着成本控制的压力、交期的压力、品质的压力。企业管理实现电脑化与信息化,已经不是一个需不需要上的问题,而是一个必须上,如何上的问题。作为一个家具企业的领导者,如何通过引入信息化建设,达到提高企业管理档次,提升企业的核心竞争力的目的,成为关系到企业未来发展与生存核心问题。

三、家具行业ERP功能实现
ERP家具行业管理软件是运用于生产企业,管理客户订单、生产排单、物料需求分析、材料采购、仓库监控、生产领料、成品入库、销售发货、财务应收应付等。
1、客户订单管理:客户订单管理系统是用来维护客户的订单数据,包括对订单的审核、修改、统计查询,并且对订单的执行情况进行跟踪。
2、生产计划管理:生产计划管理系统是企业针对某时间段的客户订单,或结合历史产品销售数据和库存量作出的生产粗计划。良好的生产的计划可以减少库存资金积压,降低库存风险,同时可以充分满足市场需求。
3、生产排程管理:(PMC)生产排程管理系统是企业用来对生产计划和客户订单交货期作出的期间明细生产按排。本系统针对目前大多企业面临订单交货延时问题提供了科学的解决方案。
4、外发加工管理:外发加工管理系统是用来管理企业向加工商所下发的生产指令。其包含了生产外发和工艺制作外发(如电镀、印花、贴片等等),同时提供了同加工商的应付款结算解决方案。
5、物料需求管理:物料需求管理系统是用来对生产计划和生产指令单通过物料清单(BOM)进行材料核算,它既可以核算某张生产单的用料也可以一次性核算出多张生产指令单的用料数。
6、采购计划管理:采购计划管理系统是企业针对生产用料需求而制定的材料采购预算。本系统提供的解决方案既考虑到各材料的当前库存又考虑到各材料的安全库存量,并从需求时间等多方位进行数据参照和对比。
7、采购订单管理:采购订单管理系统是对采购计划进行分解,向各材料相对应的供应商下达采购合同。本系统具备订单审核、订单修改、订单删除、订单查询、订单到货情况查看等功能,并提供向各供应商的对账清单。
8、仓库管理:仓库管理系统是用来维护供应商的送货验收、生产领料、生产退料、向供应商退货、成品入库、销售发货等数据。系统并提供实时的材料和成品库存报表。库存盘点可以自动校正库存数,并生成盘盈盘亏表。
9、销售发货管理:销售发货管理系统是结合客户订单进行销售发货。它一方面自动减少成品库,另一方自动产生财务应收款。系统自动生成销售数据分析报表,并生成客户对账单。系统同时管理客户退货,并自动减少应收货款。
10、财务管理:管理客户的应收款、供应商的应付管理、财务总账管理。
11、人事工资管理:人事工资管理系统是为企业从人事档案、派工单、产品工序设定、计件工资维护、工资月报表等方面提供一整套解决方案。

四、家具ERP系统模块设计
家具ERP管理系统 包括以下几个主要模块
基础数据设置、生产参数设定、生产线管理、生产工序管理、上班时间管理、物料基本信息、物料拆分设定、单位信息、自动编号、通用类别管理、产品数据管理、客户关系管理、生产管理、物控管理、采购管理、库存管理、财务管理、人事管理、部门报表
 
1)  基础数据设置
通常企业在实施ERP时的数据是包含两部分的,一部分我们称之为静态数据,例如,物料基本信息、客户基本信息等;另一部分我们称之为动态数据,例如,未结订单、库存期初量等。
在制定ERP上线计划时需要综合考虑这两方面的数据。一般建议制定上线计划的时候要单独设计 基本资料准备进度表 及 主要阶段期初余额导入进度表 来进行控制。
对于静态数据,通常我们会认为相对比较简单,只要保证这些静态数据是完整并且准确的就足够了。而事实上,只是完整和准确是远远不够的,还必须要保证这些数据在集团或整个企业内部的通用性。
提到动态数据,最为熟悉的就应该算是库存期初值以及财务期初数据。而除了这两部分外还包括企业未结订单、未结采购单、未结工单等。要想准备好这部分数据,企业首先需要确定未来的ERP系统在上线时需要录入多长时间(跨度)的未结订单。整个时间跨度确定好了之后,下一步需要确定每一种状态的订单以什么方式进入系统。需要注意的是,并不是时间跨度越大越好,例如,ERP上线时间确定为6月30日,但并不意味着企业要将本年度前六个月未结订单数据全部都录入 系统,而是需要对这个六个月的订单数据进行分析,将其分类然后来确定需要向系统中录入的数据。
 
2)  BOM的建立
BOM(Bill of Materials,物料清单)不仅是ERP系统中的基础,而且是生产制造部门组织生产、领料、采购部门制定采购计划、财务部门核算成本的重要依据。如果没有BOM,就无法制造出同样的产品,直接影响到系统的处理性能和使用效果。要想提高生产管理系统的效率,BOM准确与否是十分重要的。在ERP系统中能 否快速准确地完成BOM资料的建立,直接影响到了后续生产、采购等系统的正常上线。要达到快速完成BOM资料的建立,ERP系统就要与家具的生产特性相接 合。我们都知道家具产品,特别是实木家具,部件众多,不同的部件有不同的规格,所以系统必须对BOM的阶层没有限制,并且同一部件在不同的产品或不同的加工过程中可以设定不同的规格,部件规格要能提供备料规格、制造规格、净规格等输入,甚至输入部件的净规格后系统要能自动依据公式定义计算出制造规格、备料规格,所用到的材料标准用量也必须可以由系统根据部件的规格自动计算出来,为了方便后续的生产领料,BOM建立时还要能体现出工序来,经过这个工序要用到什么材料或部件,另外针对家具企业一些特殊的材料,要能单独提供油漆BOM及五金BOM的建立,以解决这些特殊材料的管理。
原材料分类 主要为:板材、木材、皮料、油漆、布类、五金、胶水、耗材、工具刀具、包装包材、包装纸箱、玻璃等。其中板材、木材、皮料等材料是家具工厂的主要材料,在生产使用过程中,必须考虑到它们的规格、等级、批次等属性,否则利用率难以提高,成本无法掌控。但如果真按其不同的规格、等级、批次等属性进行一一编码, 不仅编码变得无穷无尽不可控制,更使BOM跟采购、领料等环节脱钩,这是一个工厂实际使用跟软件系统的结构性矛盾。
 
3)  BOR资料建立
BOR(Bill of Routing产品工艺路线),产品工艺路线资料主要是记录产品的加工顺序、加工工序、加工生产线、所需设备以及工序加工的标准工时资料等。建立产品的工艺资料作用主要有:1、为产能负荷提供计算依据;2、为生产排程提供计算依据;3、建立计件工资标准的依据;4、决定最适当的作业方法之依据等。
家具工厂产品部件众多,其工艺繁杂多变,为了快速准确地建立标准工时,ERP系统要能提供多种建立途径:
1、实测
实测就是到现场实地测试,以手工方式将测试的工时,依一定的规则加上相应的宽放率,输入系统。这种方法测试的工时较为准确,缺点是需耗用大量的人力及时间,对于生产型态为少量多样、项目型的家具来说很难适用。
2、依属性计算
有些工序,可以依据所加工的部件的长度、宽度、厚度、周长、面积、体积、等属性来计算,如涂装就可以根据产品部件的涂装面积来进行计算标准工时;
3、依难度系数计算
即使相同的工序,不同的产品部件在加工过程中有不同的难易程度,先设定一个部件的标准工时,在建立工时的时候依据实际难度给予部件定义难度系数,然后由系统自动计算标准工时;
4、依历史记录统计
这是传统的方法,事实上也是很有效的方法

4)  采购管理
采购管理的功能在同时达成[1]交期:要准时、迅速;[2]质量:要好,符合所需的规格,最好能免检验即可入库;[3]成本:要低。
我们在很多家具厂的采购调研当中,发现最多的问题是:采购人员不相信计划单位提出的采购需求计划,而是靠[欠料表]的内容来催货。试想:生产工作已在车间展开了才发现有欠料,才让采购人员知道该催什么料,岂不是太迟了吗?其间造成的损失不知道有多少。传统的会计制度只会玩 料+工+费 那一套成本数字游戏,根本就算不出 非生产成本 及这种因时间延迟而产生的额外成本,高层领导也不知道哪里不对,不知道该 心痛 ,还以为生产的游戏规则本就该如此,各部 门也乐得依样画葫芦地照干,最终受损的还是企业本身。
家具企业采购管理实施的重点:
理想的采购管理最好是JIT (Just In Time)方式,要求:[1]数量上希望刚刚好,不多也不少。买多了,将造成呆料,大量积压资金;买少了,又会欠料;[2]时间上希望不早也不晚。买早了,会造成库存水平上升;买晚了,又会欠料而造成车间的停工损失。说到JIT可能马上就会有人跳出来说,家具厂不可能做到零库存的。确实,全部材料都做到零库存确实有困难,也不现实,但是,如果将材料分类之后,可以发现有很大一部份材料确实是可以做到零库存的。
我们可以将材料的采购性质细分为
工单别采购:完全按照生产计划的需求量来采购,象五金、包材类材料,这些材料的供应商就在企业附近,采购周期短,很容易获得,这些材料就完全可以零库存;
批量别采购:针对采购周期较长,获得不易,并且是通用的一些材料,比如,实木、板料、薄片、皮、布等,通常这类材料会设定一定的安全库存,这些材料就无法做到零库存了,批量别采购也就是通常所说的MRP;
订单别采购:一些客户指定的专用材料,只能在某一个订单中使用,比如一些特殊的五金,采购周期较长,甚至要从国外进口采购,这些材料的采购就完全可以做到零库存,因为这种材料,多买了也很可能会成为呆料;请购别采购(实报实销采购):指耗用性的间接材料及总务用品都可以在有请购需求之后,再去采购,这类材料,也完全可以做到零库存。当然要做到根据不同的材料,设定不同的采购模式,这就要求ERP系统能够根据企业对材料的不同需求状况及供应交货周期状况作灵活的处理。

5)  生产管理
生产管理是家具制造业的核心,也是ERP项目实施的难点。
目前市面上大部份的通用ERP系统,生产管理都非常复杂,什么M凡科抠图、MRP、产能负荷分析等ERP专用术语众多,操作者使用系统时往往就象云里雾里一样,如此,使用效果当然不会很好了!我们根据在家具行业大量成功实施ERP的一些经验,将生产管理分为四个阶段:生产排程、开单、跟单、结单。
一、生产排程:就是制造命令的建立,生产排程阶段主要管理好以下几件事:1.生产计划排程;2.生产计划调整。
对于制造业而言,最令人感到困扰且无助的问题便是生产排程计划的实时性及可参考性。通常制造业的生产环境因为有许多的不确定因素,如产能上的限制,不确 定的订单插单,订单交期的变更及前后生产排序的选择等都将导致生产排程计算上的困难,如果再依赖生管人员以人工的经验法则临时派工,常常导致生管人员疲于 奔命的调整生产排程,而假如生管人员一时的错误判断将导致工作广州小程序定制分派紊乱,生产现场无法有效的进行制造生产的问题生成。想要以有限的产能及应付订单接单的不确定性来满足客户订单,就必须运用符合家具行业生产特性的生产排程系统来处理。总之生产排程阶段的重点就是帮助生管人员排好主生产计划,并且系统自动排好后的生产计划,还可以再辅以手工调整参数(调整人数、工作时间等),得到比较满意的排程结果,保存为工单。
二、开单管理:是指工单的实际开工,开单阶段主要管理以下几件事:1.采购进度查询;2.生产计划一览;3.材料领用一览;4.部件领料一览;5.裁板分析。
1.物料入库计划:在工单实际开工前,必须要通过 物料入库计划 检查物料的到位状况,物料都没到位,生产当然无从谈起了;
2.生产计划一览
3.材料领用一览
4..部件领用一览:物料到位之后,就要将各车间需要生产的部件清单、需要领用的部 件、材料下达给各相关部门,使各单位做好生产前准备;
5. 裁板分析:家具厂生产开料时最重要的一项事情就是进行裁板分析,裁板分析就是将已排好的生产计划,由系统自动按最优的方案产生裁板图,产生板料领料单及余 料自动回收等动作,帮助板式家具企业在大板裁小板时,即能满足小板的尺寸、数量的要求,又能极大地提高大板的利用率,大大提高了设计裁板方案的工作效率,最终大大降低这些材料的生产成本。
三、跟单管理:是指工单生产过程中的跟踪管理,跟单阶段主要管理好以下几件事:1.领料;2.重工;3.报废;4.补料;5.入库;6.进度查询。
1.领料在管理上通常分为计划领料和非计划领料,计划领料只能根据工单的定额进行限额领料,超出标准系统将禁止领用,非计划领料,针对计划外的领料由相关人员审核通过后方能领用;
2.重工:生产过程中发生的因品质不良需重复加工过程时,要通过系统的重工单来记录并管理;
3.报废:生产过程中发生的因品质不良需要报废该生产部件时,要通过系统的报废单来记录并管理;
4.补料:因重工、报废所致,需要通过建立补料单来审请领料,并且系统要记录补料的责任部门及补料的原因是主动补料,还是被动补料,方便以后进行现场绩效考核;
5.入库:当生产完毕后,通过入库作业,将部件及产品入到仓库;
6.进度查询:生产过程中的任一时刻,都可查询到采购进度、材料领用进度、部件生产进度、 产品生产进度等信息以辅助现场生管人员。
四、结单管理:是指工单结案后的管理,本阶段主要是对现场人员进行绩效考核,结单阶段主要管理好以下几件事情:1.转尾数;2.用料差异分析;3.投入产出比;4.报废一览;5. 重工一览;6. 补料一览;7.用时一览。
1. 转尾数:工单生产完成后,因材料利用率的问题,会存在一些多余的部件,这些部件在结单时系统要自动转入到公用工单中去,以便下一批生产时用到;2.用料差 异分析:将该工单实际与标准用料情形进行比较,以作为现场绩效考核的依据之一;3.投入产出比:针对实木、板子、皮、布等材料进行其利用率的计算,以反映现场实际绩效;4.报废一览:将本工单生产过程中的出现的报废进行成本统计,以评估现场的绩效;5.重工一览:将本工单生产过程中出现的重工进行成本统 计,以评估现场的绩效;6.补料一览:将本工单生产过程中出现的补料情况进行成本统计,以评估现场的绩效;7.用时一览:将本工单生产过程中实际工时与标准工时进行比较,以评做现场作业绩效。
仓库的收货作业是依据采购单或工单自动产生,人工只是确认数量;仓库的发出作业是依据工单产生之 申领凭单自动产生出库单,人工只是确认数量;大大提高了仓库的作业效率,仓库只需一个人就能完成系统作业。无论在哪个部门,只要一打开系统就能查询得到物料之到货状况与库存状况,无须象以前一样,现场之物料员需要到仓库逐一询问。仓库之各种报表,如:成品库存每日明细/每周明细/每月明细,物料库存每日明 细/每周明细/每月明细,物料价格异动月报表/年报表等,为管理者提供管理信息,并随时可以取得。
生产成本的降低是任何一家家具制造业者永不间断追求的目标,但是要降低生产成本,首要的任务就是必须能够清楚的计算出产品实际的生产成本,然后才可据此分析成本结构,寻找出需要改善的地方。

五、家具ERP系统的维护
广州凡科科技对ERP系统的日常维护是上线后的一个管理重点,ERP维护的具体工作内容包括例行和突发事件的处理;以管理和技术的手段,维护和发展ERP运行环境, IT 基础结构(服务器、网络、PC机)的更换及日常维护;对应用系统已发现的Bug(错误)维护解决,以适应性维护使系统经受住人员变化及流程少量改变,扩大系统应用的用户与功能,提升系统总体效益目标;对系统用户不论岗位变换或新人作定期或专门培训;控制升级变更,记入标准文档及培训教程;不断积累问题的现 象与对策,加速问题的解决;作好日常备份及系统安全;提高运行环境性能和效率等多样性工作。这儿介绍本公司维护ERP系统的几点建议。
1、相信系统:对于正常使用的程式偶然出错时,不要先去想系统有问题,要注意观察操作或数据有无不寻常处。如果是系统缺陷但可通过固定操作避免,要固定操作流程并注意反复培训操作人员。
2、逆向流程:某流程由多个业务动作组成时,每步动作的异常都可能导致一个流程不完整。本次业务要怎样向前推进完成或者向后倒回重来,要形成对策,做到有备无患。
3、勤于积累:不论是主动发现或被动遇上问题,事后都要记录解决过程、方法,以便经验共享并延续。注意及时更新有关文档,我们不仅要记录业务要求的操作过程,也要记录绕过 一些系统固有Bug的途经。执行层用户应当像法规条例那样去执行,不论理解与否都不可简化或异化,即 死步骤,莫发挥 。
4、测试与比较:新出现的异常要判别其复现性(必然性)。可考虑构造测试环境,在正常机器上完全仿照原操作,并将异常与正常的数据作比较,寻找维护操作的方向,并找出用来验证修改正确性的方法,仍然没有解决可以马上联系软件供应商远程联线立即处理。
5、可逆修改:即 使找到维护操作的方向,也不可贸然自行修改,搞不好出现连带负作用,使问题性质变复杂或由局部向更大范围扩散。即使修改,也应在软件商的支持下进行,判断问题涉及的数据及影响范围,以及理解全部流程,都非常重要,否则会引起系统数据混乱和不一致而无法复原。修改数据要留好余地,如最好能有可逆性的修改,改 不好也能退回,不会添乱。
6、绕过:这是紧急情 况或一时找不出解决头绪时常常采用的方法。如从一个模块向另一模块传数据,有原因不明的丢失,虽是偶发但难以查明原因并解决。这就要有一个检查机制发现这类异常,然后在相应后续模块上补上有关信息。这对今后发现真正的原因并彻底解决问题有帮助。 事后再联系软件供应商彻底检查问题出处。
7、例行检查与操作:这 是减少问题紧急程度的有效方法。利用标准功能和一些软件商开发的实用小程序,主动去应用系统数据中检查。把正常情况下要到今后某一时刻(如月末)才反映出问题的数据(如成本更新、接口异常)提前找出来处理掉。这种不断检查、测试、发现和解决问题的纯洁化过程,是系统更稳定和完善的基石。原则是莫因 善小而 不为 ,必须及时维护。
8、杂项影响:有时问题异常,百思莫解,结果可能是空间不够、索引要整理、设置不妥或错误改动、某个临时文件已被误删,甚至原样重输入一遍等看似不直接相关的原因。所以多渠道检查有时也有效。
9、预防:要 让用户养成有问题立刻报告的习惯,不可随意处理而丢失现场,事后因忘记当时情况而更难查。对于多步骤形成的结果,如有异常,要争取利用平衡关系式,在最后一道采用守球门的方法再计算并检验数据,预防有误差或错误传播。如发票额可由订单经提货发货逐步算出,也可直接算出答案与逐步算出所得结果比较。
10、不能草率承诺:判 断用户需求的重要性和紧急程度很重要。用户有时在不经意时可能会指出系统的一个需大力改进的地方,也可能会在正式场合提出一个类似于 我要一敲键就出工 资 的无理要求。维护人员不能因声音大小决定取舍,要仔细听,但不能草率承诺。尤其业务未变但流程却因换人随之而变换,这种事常发生,但其结果往往是疲于奔命。对此,要先考虑合理性,再考虑可能性,实在不行,也应请示公司高层后再向软件供应商检讨处理方法。
11、留住人才:实 施和维护的不同阶段,人员数量要求不同,维护人员水平和要求也会不断提高。由于外部影响又很大,所以人员流动是难免的。但IT组织架构中骨干用户、维护工 程师都是系统环境中的重要组成部分,ERP系统成功因素中最重要的部份就落实在他们身上。无能力做不了,有能力留不住,这些矛盾对企业ERP系统都会造成 损失。所以企业领导需要有 人才第一 的意识,而维护人员一定要有 数据第一/系统第一 的素质。
 

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